1.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料編制要求

（1）歸檔的文件資料一般應(yīng)為原件。

（2）文件資料的內(nèi)容及其深度須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求。

（3）文件資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符。

（4）文件資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料。

（5）文件資料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

（6）文件資料中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×2lOmm）。紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)時(shí)間保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。

（7）文件資料的縮微制品，必須按國(guó)家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，主要技術(shù)指標(biāo)（解像力、密度、海波殘留量等）要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長(zhǎng)期安全保管。

（8）文件資料中的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說(shuō)明或內(nèi)容準(zhǔn)確。

（9）文件資料應(yīng)采用打印形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能使用原件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助管理建設(shè)工程監(jiān)理文件資料時(shí)，相關(guān)文件和記錄經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人員簽字確定、正式生效并已存入項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)相關(guān)資料夾時(shí)，信息管理人員應(yīng)將儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的相應(yīng)文件和記錄的屬性改為“只讀”，并將保存的目錄名記錄在書(shū)面文件上，以便于進(jìn)行查閱。在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料歸檔前，不得刪除計(jì)算機(jī)中保存的有效文件和記錄。

2.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷方法及要求

（1）組卷原則及方法

1）組卷應(yīng)遵循監(jiān)理文件資料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用；

2）一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，應(yīng)按單位工程組卷；

3）監(jiān)理文件資料可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

（2）組卷要求

1）案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40mm；

2）案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

（3）卷內(nèi)文件排列

1）文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

2）圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。

3）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

3.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料歸檔范圍和保管期限

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的歸檔保存應(yīng)嚴(yán)格遵循保存原件為主、復(fù)印件為輔和按照一定順序歸檔的原則

（1）歸檔的文件資料一般應(yīng)為原件。

（2）文件資料的內(nèi)容及其深度須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求。

（3）文件資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符。

（4）文件資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料。

（5）文件資料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

（6）文件資料中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×2lOmm）。紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)時(shí)間保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。

（7）文件資料的縮微制品，必須按國(guó)家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，主要技術(shù)指標(biāo)（解像力、密度、海波殘留量等）要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長(zhǎng)期安全保管。

（8）文件資料中的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說(shuō)明或內(nèi)容準(zhǔn)確。

（9）文件資料應(yīng)采用打印形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能使用原件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助管理建設(shè)工程監(jiān)理文件資料時(shí)，相關(guān)文件和記錄經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人員簽字確定、正式生效并已存入項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)相關(guān)資料夾時(shí)，信息管理人員應(yīng)將儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的相應(yīng)文件和記錄的屬性改為“只讀”，并將保存的目錄名記錄在書(shū)面文件上，以便于進(jìn)行查閱。在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料歸檔前，不得刪除計(jì)算機(jī)中保存的有效文件和記錄。