《保險法》第23條第2款規定：“保險人依照保險合同的約定，認為有關的證明和資料不完整的，應當通知投保人、被保險人或者受益人補充提供有關的證明和資料。”這里就涉及保險索賠單證的完整性問題。大部分情況下，保險公司與被保險人、受益人對索賠證據的完整性沒有爭議，但如果索賠金額較大，保險公司往往出于惜賠的心理，不愿意賠償，常常要求被保險人、受益人連續不斷地提供各種索賠單證，有意無意地拖延保險理賠。對于個別險種，如責任保險、工程保險、利潤損失保險等，由于保險公司對相應的理賠業務不熟悉，對保險條款的理解不清楚，理賠時總感覺沒有把握，也常常要求被保險人、受益人連續不斷地提供各種單證。這兩種情況下，保險公司對索賠單證完整性的要求基本上都是沒有根據的，保險公司與被保險人、受益人常常產生爭議，甚至形成訴訟。 2100433B

被保險人或者受益人應當按照保險條款的規定，向保險公司提交保險單以及與確認保險事故的性質、原因以及損失程度有關的索賠單證。因為具體的保險條款不同，索賠單證的種類和形式有很大的不同。這些索賠單證中，有的是有關政府當局簽發的關于保險標的的權利證書、關于被保險人的資格證書、關于保險事故的處理決定，有的是關于保險標的的交易單證，有的是有關證人或鑒定人出具的事故性質、事故原因證明以及損失程度證明，有的是被保險人關于保險標的、保險事故的記載或說明。

被保險人或者受益人提交索賠單證，就表明提出了賠償或給付保險金的請求，有證明索賠申請的效力。被保險人、受益人持有索賠單證收據，可以證明是在法律或合同約定的期限內提出了索賠申請。一些情況下，及時提交保險索賠單證，就索賠單證的完整性，可以產生保險公司被禁止反言的法律后果。如果保險公司在接受索賠單證的合理時間內，沒有通知被保險人、受益人補充提交有關單證，可視為已交的索賠單證是完整的，保險公司不得再行索要索賠單證，保險公司不得以索賠單證不完整為由而不予理賠或拒賠。

被保險人或者受益人向保險公司提交索賠單證是有法律意義的行為，被保險人或者受益人一定要要求保險公司開具收取索賠單證的收據，以防止保險公司事后不承認接受過索賠單證。索賠單證通常交給保險代理人或保險理賠人員，這些人員每天都要處理大量的保險單證，有可能忘記了曾接受過的索賠單證。另外，索賠單證還要按保險公司理賠流程流轉到定損人員、調查人員、核賠人員、理賠負責人手中，在多次長時間流轉中，有可能造成保險索賠單證的遺失。被保險人或者受益人持有索賠單證的收據，保險公司就不能否認事實，就得承擔單證遺失的責任。

理貨單證是理貨機構在理貨業務中編制以及出具的各項理貨工作結果的原始資料或證明。是理貨人員目睹實際情況制作和統計的現場原始記錄，并取得交接對方認可，具有憑證和證據的性質。

理貨單證的作用：

1.貨物數量和狀態的交接證明。

2.利益人向責任人索賠的依據；貨運事故司法處理證據。

3.港口、提貨人、發貨人、承運人安排貨運工作的依據。

4.船舶貨物管理依據。

5.發貨人、收貨人處理貿易事務的文件。

6.口岸管理機構開展管理的依據。

7.理貨機構處理業務依據。

單證員簡述

1、負責進出口相關單證(如合同，發票，裝箱單，原產地證等)的制作、管理及信用證審核；

2、收集和整理各種單證，完成送貨單、訂單、提單核對等對單據的各項處理，并進行基礎數據錄入和歸檔；

3、跟蹤每票貨物的送貨情況，統計核對相關數據；

4、及時準確與貨代公司聯系裝箱，送倉工作；

5、在整個過程中，完成與業務員、跟單員以及客戶、貨代各方面的協調溝通工作；

6、協助參與收付匯，外匯核銷以及退稅的跟蹤。

單證員詳細總結

1. 從業務員那里拿來PI ，S/C和工廠的信息后，開始聯系工廠。

詢問：

①　有沒有現貨？ 要不要商檢？

②　如果走空運有沒有空運鑒定？

③　如何包裝？ 毛重？體積？

④　HS 編碼，CAS NO.

⑤　付款的銀行資料有沒有給過？

1. 跟貨代聯系訂倉

①　制作托書 托書上注意運費 ，出運港，目的港， 件毛體

②　索要進倉地址（入貨通知）

③　走空運的情況下，要給貨代空運鑒定，非危保函（蓋公章）

④　 海運 情況下，給貨代非危保函，有的還需要MSDS

1. 做美金情況下，需要制作劃匯資料：合同，發票。英文劃匯資料本來應該工廠制單，用來描述工廠和我外貿公司次票用美金付款的貨物 的情 況。用作我外貿公司對工廠劃匯的依據。內容跟采購合同一致。蓋上工廠的章，交給財務。

2. 跟工廠確認嘜頭。注意：嘜頭上要顯示CAS 號碼批號要正確（要與分析單上一致） 生產日期到期日期。

伍、關于商檢

①　做美金的情況下，工廠自己做商檢，給工廠提供目的港，出運港信息。

②　做人民幣情況下，可以委托工廠做商檢。看工廠要正本的商檢文件還是傳真件就可以。

③　制作商檢資料：采購合同，商檢發票，商檢箱單，商檢委托書（蓋章）。

④　商檢做好后，讓工廠傳真商檢憑條，確認無誤后傳給貨代，讓貨代去換通關單。

1. 關于報關

①　做美金時，工廠自己報關。提供出運港，目的港

②　做人民幣時，讓貨代公司幫忙報關。

③　給貨代公司寄報關資料：報關發票，報關箱單， 報關單 ，核銷單（備案到出運港），

④　報關委托書，準備4張蓋了 單證 章的空白紙讓貨代備用。

⑤　注意都要蓋好章， 報關單 上顯示的品名要注意，是工廠可以開發票的品名。

⑥　零退稅產品報關，要跟財務說，問財務報關金額怎么寫，因為要交稅，金額要少報注意，商檢資料和報關資料上的數量金額沒有特殊要求的情況下，都按照與國外客人成交的數量金額來報關商檢。

1. 嘜頭確認好，付款底單給工廠傳真過去，敦促工廠按時發貨。索要發貨進倉的追蹤方式。

2. 和貨代聯系，確認是否按時進倉。

3. 確認提單。注意：

①　出運港

②　目的港

③　客人名稱地址，通知人，發貨人，逐字核對

④　件數，毛重（不要顯示成了凈重），體積， 逐字核對！

⑤　顯示運費

⑥　出運日期

⑦　顯示裝船指示上要求的內容

1. 如果可以押匯，要投 信用證 保險。

①　打印一張議付的發票，發票右上角寫上HS編碼和出運日期。

②　一定要確認提單簽發的日期，與申請信保時發票上寫的日期一致。

1. 工廠分析單

①　做美金時，用工廠寄來的分析單給客人，一定要讓工廠顯示上CAS 號碼

②　做人民幣時，讓工廠傳真分析單，我公司重新制作，蓋上自己公司的章。

③　同樣要注意CAS號碼，批號和嘜頭上的是否一致。生產日期保質期，品名。

1. 貨物報關放行，裝船開航后。讓貨代寄提單。需要付款買單的，先讓他們開發票，傳真過來，付款，寄單。

2. 給貨代付運費時要在友邦登記，財務管理-運費登記-新建-發票號 金額幣種

3. 申請付款通知書要交給負責人簽字

4. 給財務付款（申請付款通知書 銀行資料）

5. 給工廠傳真開票資料，讓工廠開增值稅發票，有疑問的要根據貨代那里報關預錄單的品名開。數量，金額也要對應一致。

6. 工廠寄單。

①　做美金時，讓工廠寄商業發票，箱單，分析單（2份顯示有CAS號碼）

②　做人民幣時，讓工廠寄增值稅發票，合同正本，正本分析單

1. 制作CO.注意打印出來CO的發票后，記得要蓋章，和付款申請單一起交給財務。

2. 投保。保單上被保險人寫出口商，保單上顯示的出運日期要與提單上顯示的一致。

3. 收到工廠寄來的資料后，將增值稅發票復印留底。正本合同、增值稅發票、 報關預錄單、 提單復印件、 給負責人。

4. 收到貨代提單，復印留底。

5. 制作匯票。詢問財務交單交單哪個銀行。匯票上注意發票號碼，金額。 日期為提單日

6. 備齊所有資料后準備交單。商業發票，箱單，分析單，產地證。仔細核對：

蓋章是否正確

內容是否一致

1. 貨代退回核銷單，先不要寄給工廠

①　做美金時，財務到銀行核銷，核銷好銀行蓋章后，寄回工廠

②　如果用離岸公司的帳戶劃美金給工廠，就可以直接寄回工廠，不用去核銷

③　做人民幣時，外貿公司自己去核銷外匯，辦理退稅。

④　用離岸公司與工廠做美金時，工廠的核銷單退下來后可以直接寄還給工廠，不需要財務核銷。

理貨單證的應用范圍極為廣泛，涉及到貨物流通領域的各個環節，包括倉儲、裝卸、海運、監督管理、結匯、保險、索賠等；涉及到貨物的各個關系人，包括發貨人、港口、船舶、海關、銀行、保險、收貨人等；還涉及到國內和國外。

我國理貨單證提供的對象主要是貨物交接的當事人，以及國家行政管理機關。其他有關單位是從貨物交接當事人那里根據工作需要索取的。各種理貨單證提供的對象是不同的，計數單、現場記錄、待時記錄、日報單、理貨證明書、貨物積載圖、貨物分艙單提供給船方，貨物溢短單、貨物殘損單提供給船方、港方、貨方，其中貨物積載圖和貨物分艙單還要通過船方或其代理人提供給國外卸貨港。貨物溢短單和貨物殘損單還要通過船代提供給船公司。船代作為船公司的代理人，為及時了解貨物裝卸情況和便于開展工作，理貨機構必須向他提供理貨證明書、貨物溢短單、貨物殘損單和貨物積載圖等單證。

由于理貨單證應用范圍和提供的對象超越了一個國家的界限，進入了國際領域，因此，理貨人員編制的各種理貨單證，都要使用國際海運中通用的英文字母和阿拉伯數字。

由于理貨單證集中反映了一個國家的理貨業務水平，因此，在一定意義上也反映了一個國家的工作水平。國際海員可以目睹一個國家的港口面貌和了解理貨工作的情況，而國際上接觸到理貨單證的人，就會從理貨單證的設計、印制，更主要地從理貨單證的編制質量上，來看待這個國家的理貨機構的工作質量和工作水平。

由于理貨單證流轉范圍廣泛，使用價值較高，以及在國際航運界和世界各國港口都有較大影響。因此，對理貨單證的編制必須有嚴格的要求。一般要求如下，具體要求由理貨總公司擬定。

1.理貨單證的文字要用簡練的英語表達，常用語要規范化，字體要用印刷體大寫字母。

2.理貨單證上的數字要用阿拉伯數字書寫，字體要用印刷體正楷。

3.理貨單證上的內容要填寫齊全，不用的空格要用斜線表示無，或書寫英文NIL。

4.理貨單證上的計量單位，要使用國家標準名稱和符號，如重量噸用t，千克用kg，長度用m，體積立方米用m3 ，人民幣用RMB，小時用h。

5.理貨單證上理貨人員簽名，用漢字書寫。

6.編制理貨單證所使用的一切文字，不得潦草書寫，但理貨人員簽名和船方批注除外。

7.編制的理貨單證必須保持整潔、美觀，不得涂改。

8.編制理貨單證一律使用鋼筆或圓珠筆，不得使用鉛筆等。2100433B