政府采購可謂是一項龐大的系統工程，全面貫徹落實《政府采購法》，積極推行政府采購制度，需要做好政府采購的各項工作，其中做好政府采購檔案的管理，是做好政府采購系統工程中必不可少的一項重要工作。由于我國推行政府采購制度時間還不是很長，今年初才正式步入法制化管理的軌道。時至目前，其采購文檔的采編、保管尚不盡統一規范，使之在處理采購質疑、投訴時，難以拿出一份能夠完整地體現采購工作“公開、公平、公正、誠信”性原則立場的采購檔案為依據。由此可見，各級政府采購機構必須緊緊圍繞政府采購文件的形成規律，嚴格遵循“保存從寬，銷毀從嚴”、“孤本從寬，復本從嚴”和“保持文件之間的有機聯系、區分不同價值、便于保管和利用”的原則，全方位、多層面、真實記錄和反映政府采購活動全過程，最大限度地確保政府采購檔案資料齊全完整。依照《政府采購法》規定，政府采購檔案保存期限應從每個采購項目結束之日起至少保存15年。對價值高、規模大、性能復雜的采購項目的采購檔案，還應視情況確定延長其采購文檔的保存期限。依此全面貫徹落實《政府采購法》、《檔案法》，為與WTO《政府采購協議》接軌奠定堅實的基礎。由此可見，此舉對于真正意義上的規范政府采購行為來講，不僅具有廣泛地現實意義且尚有深遠的歷史意義。

政府采購檔案的規范管理狀況將直接關系到政府采購工作的質量。政府采購檔案要從源頭抓起，建立專門的檔案管理組織，各級政府采購機構應選配政治覺悟高、責任心強、熱愛檔案管理工作并經相關機構培訓合格，熟悉政府采購業務的人員到檔案管理工作崗位。

已歸檔的檔案，應按檔案登記順序放入指定的鐵皮卷柜中，擺放整齊，目錄清楚。采購檔案的保管應“以防為主、突出重點、立足長遠、保證當前”。所謂“防”即是要按防火、防霉、防蟲、防鼠、防塵等要求建設庫房，配備檔案裝具等。要消除各種可能損壞檔案的不利因素，最大限度地延長政府采購檔案載體壽命，維護檔案的系統性和完整性。加強采購檔案的安全管理工作，防止采購檔案采編及保管期間有遺失、涂改、調換及損壞等情況的發生。

為保證政府采購檔案的安全、保密、不遺失，必須認真執行《政府采購文件檔案閱讀、外借保密制度》、《政府采購文件檔案外借程序》等。按審批程序借、查閱的相關人員對采購檔案內容應有保密義務。采購文件中的供應商投標文件，因涉及供應商的商業機密，沒有得到有關方面的許可，不得對外提供。

政府采購檔案的銷毀必須有嚴格的程序，先由檔案管理人員列出政府采購檔案銷毀清冊和提出意見，報有批準權限部門審批，同意銷毀的采購檔案必須到指定的工廠或地點實行監銷，未經批準，不得銷毀。

做好檔案管理既可以縮短政府采購調研工作，降低政府采購成本，節約財政支出，同時亦可提高工作效率又能從根本上促進黨風廉政建設，全面促進政府采購工作的健康發展。

(一)專業人員缺乏，管理質量差，層次低

檔案管理是一項專業知識極強工作，目前很多采購代理機構檔案員管理大多身兼數職，由于專業人員少，素質低下，檔案管理充其量僅是資料的集中堆放，卷內目錄編輯混亂，整理次序前后顛倒，甚至多人參與卷內目標編寫，標準難以統一。資料收集不全，保密性、安全性堪憂，使用功能、實證功能、原始記錄性功能未得充分體現。有的采購支付手續還沒有結束，有關合同等資料已經丟失等。有些單位已經參與了政府采購，但在會計相關憑證里沒有反映政府采購的任何手續。還有個別自行組織招標的單位或個別的采購代理機構，由于暗箱操作等原因，人為破壞、丟失政府采購活動中相關會計檔案資料，銷毀采購活動記錄。一些采購人和代理機構在辦理采購項目時，不注重采購活動記錄，不及時準確地記錄，有的只對開標等活動現場情況進行記錄，對采購項目的資金安排、使用非招標方式原因等前期活動未做記錄，對確定中標人原因、合同價格等采購后期的活動情況亦未做記錄。有的采購代理機構沒有明確專門人員負責記錄。有主持人兼記錄的，有公證員兼記錄的，有監管人員兼記錄的，有的采購活動記錄出現多個筆跡，誰有空閑誰記錄。更有一些別有用心的人偽造、變造采購活動記錄。

(二)保存主體不明確

《政府采購法》規定，保存主體是采購人和采購代理機構，但實際工作中，大都由采購代理機構負責保存。

(三)管理設施缺乏

有的代理機構沒有獨立的檔案室，采購資料存放雜亂，有的雖有檔案室，但容量較小，環境不好，只有簡易的可移動的檔案柜，未能合理設立檔案密集架，處在一種簡單的資料堆積階段。很多地方檔案管理資料未能輸入電腦，手工操作居多。檔案收集工作不嚴密，造成關鍵資料的缺省，檔案文件完整性受損、管理措施的滯后制約了檔案管理手段的創新與升級。

(四)檔案保存范圍過小

會計報表、供應商資料以及采購文件資料等三者組成政府采購檔案的主體，但未能實質性地進入檔案管理范圍。很多采購機構未能真正重視檔案的管理，使得這部分寶貴資料散落在各崗位工作人員手中，給檔案整理的完整性留下了隱患。由于分工的不同，或者出于工作職責和保密觀念的考慮，個人擁有的檔案資料總偏向于自己管理，沒有存檔意識。而負責供應商庫的管理人員出于方便工作等目的，總想把資料當成私有財產，未考慮到檔案的集體使用功能。

(五)管理方式陳舊，借閱制度混亂

所謂的管理僅是開門送材料，關門堆資料，沒有借閱登記本或借閱不登記現象屢有發生，一些招標項目的關鍵性的數據與結論，在評標結束后往往是胡亂地往桌上一堆，增加了許多泄密變數，且為追查泄密者制造了麻煩與困難。

(六)檔案管理與使用脫節

檔案具有實證性功能和使用效用，供應商投標技術方案描述、技術參數，財務狀況、售后服務承諾等方面的內容對制作標書與評分辦法有很強的借鑒作用。政府采購檔案是寶貴的智力資源，供應商登記資料是最原始的資質水平證明，是對供應商履約能力、資信等級、技術水準的直接記錄，對投標名單確定、中標候選人的產生具有一定參考價值。然而一些采購代理機構為了達到所謂的保密效果，一律不得借閱檔案資料，使可用的檔案成為一堆死材料，造成了檔案資源浪費。

1．專業性強。政府采購會計檔案是各單位會計檔案、會計核算的新內容，是與經濟活動和財務收支緊密相關的。其內容直接反映各項采購業務，具有較強的專業性。

2．覆蓋面廣。只要采購人有公用支出、專項支出形成的采購業務，并進行獨立核算的，都會形成政府采購會計檔案。如政府采購支付資金請撥單、政府采購計劃審批表、政府采購驗收單、發票等復印件應與招標文件、中標的投標文件、中標通知書、評標報告、采購合同等一起裝訂成冊進行備案管理。

3．有客觀性、實證性與反腐倡廉等特點。政府采購檔案在其形成過程中，主要是對采購活動及其財務收支進行價值量的記錄和描述，以規定的指標體系記錄經濟活動，以記錄反映采購活動及其財務收支的質的變化。

4．政府采購檔案受國家商業秘密的保護。

1．政府采購檔案分類。一是按政府采購的項目范圍分類，可分為貨物、工程、服務類。二是按政府采購的方式分類。可分為公開招標類、邀請招標類、競爭性談判類、單一來源采購類、詢價采購類。

2．政府采購檔案內容。

(1)采購文件。主要指采購計劃與方式、招標文件、開標文件、投標(報價)文件、評分辦法、前期準備、評委評標、評審文件中標資料、合同履約、驗收、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、評估報告、定標文件等一系列采購活動過程及各項決策的記錄，它既記載著在政府采購工作執行落實《政府采購法》各項條款的情況，又記載著地方各級政府機關為推行政府采購制度制定的各項規定、細則、方法、政策等，同時它還記載著在政府采購活動過程中，政府采購人員遵循政府采購有關原則的情況。

(2)采購活動記錄。包括采購項目類別、名稱；采購項目預算、資金構成和合同價格；采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因；邀請和選擇供應商的條件及原因；評標標準及確定中標人的原因；廢標的原因、采購方式的相應記載。采購當事人對政府采購項目活動記錄應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。

(3)會計檔案。是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。主要是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業材料。

(4)供應商管理檔案。主要包括各類投標供應商預審材料、技術與商業資質材料、登記的相關信息、財務狀況、信譽技術等級、供應商準入書面承諾、供應商履約情況、相關業績情況、不良記錄次數等，這些材料是對供應商進行管理與獎懲的最有力證據。

泰州市財政局關于印發《泰州市政府采購檔案管理實施辦法》的通知

為進一步加強我市政府采購檔案管理工作，有效保護和利用檔案資源，根據《中華人民共和國政府采購法》、《江蘇省檔案管理條例》、《江蘇省政府采購檔案管理暫行辦法》等有關規定，結合我市實際，制定《泰州市政府采購檔案管理實施辦法》，現印發給你們，請遵照執行。

附件：泰州市政府采購檔案管理實施辦法

第一條為加強泰州市政府采購檔案管理工作，有效保護和利用檔案資源，根據《中華人民共和國政府采購法》、《江蘇省檔案管理條例》、《江蘇省政府采購檔案管理暫行辦法》等有關規定，結合我市實際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱政府采購檔案是指在政府采購活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條本辦法適用于泰州市內各級政府采購監管部門、采購人和采購代理機構對政府采購檔案的收集、歸檔、保管、使用和銷毀等活動。

第四條政府采購檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。各級政府采購監管部門負責本級政府采購檔案工作的管理和監督，并接受同級檔案行政管理部門的指導、監督和檢查。

第五條各級政府采購監管部門、采購人和采購代理機構應加強政府采購檔案管理，維護檔案的完整、準確與安全，便于社會各方面利用，其他政府采購相關人員都有保護政府采購檔案的義務。

第六條政府采購檔案歸檔實行“誰組織、誰負責”。采購代理機構組織采購的檔案由采購代理機構負責歸檔，其中采購文件、評審報告及供應商的采購響應文件等相關資料應同時報送采購人存檔備查；

采購人自行組織采購的檔案，由采購人負責歸檔；

部門集中采購的檔案由采購人負責歸檔，并將有關評審、合同、驗收及結算文件報送同級政府采購監管部門審核備案。

第七條 政府采購檔案具體包括：

（一）政府采購預算執行文件

1．政府采購預算表；

2．政府采購計劃申報表和預算調整審批表；

3．有關政府采購預算和計劃的其他資料。

（二）政府采購前期準備文件

1．委托代理采購協議書；

2．核準采購進口產品的相關審批資料；

3．采購方式變更申請及批復；

4．采購文件及采購人確認記錄，包括評標辦法、評標細則、評標紀律等有關文件、資料；

5．采購公告、資格預審公告及其變更事項（包括報刊及電子網站等媒體原件或下載記錄等）；

6．獲取采購文件或資格預審文件的供應商名單登記表；

7．專家咨詢論證會記錄；

8．已發出采購文件或資格預審文件的澄清、修改說明和答疑記錄；

9．供應商資格審查情況報告；

10．評審專家名單及抽取記錄；

（三）政府采購開標文件

1．采購響應文件及有關資料等；

2．在遞交采購響應文件截止時間前供應商對遞交的采購響應文件進行補充、修改或撤回的記錄；

3．采購項目樣品送達記錄；

4．接受供應商投標或談判的記錄；

5．開標一覽表；

6．開標（談判、詢價）過程有關記錄；

7．開標（談判、詢價）過程中其他需要記載的事項。

（四）政府采購評審文件

1．評審專家簽到表及現場監督人員簽到表；

2．評審專家評審工作底稿等評審過程記錄；

3．供應商的書面澄清記錄；

4．評標或談判報告，包括無效供應商名單及說明、中標（成交）候選供應商名單等;

5．經監督人員簽字的現場監督審查記錄；

6．評審過程中其他需要記載的事項。

（五）政府采購中標（成交）文件

1．采購人對采購結果的確認意見；

2．中標或成交通知書；

3．采購結果公告（公示）記錄（含報刊及電子網站等媒體原件或下載記錄等）；

4．公證書；

5．與中標（成交）相關的其他文件資料。

（六）政府采購合同文件

1．政府采購合同；

2．政府采購合同依法補充、修改、中止或終止等相關記錄。

（七）政府采購驗收及結算文件

1．項目驗收記錄；

2．政府采購項目質量驗收單或抽查報告等有關資料；

3．發票復印件及附件；

4．其他驗收文件資料。

（八）其他文件

1．供應商質疑材料、處理過程記錄及答復；

2．供應商投訴書、投訴處理有關記錄及投訴處理決定等；

3．采購過程中的音像資料；

4．其他需要存檔的資料。

第八條各級政府采購監管部門、采購人和采購代理機構應依法做好政府采購檔案的收集、整理和保管工作，明確檔案管理人員工作職責并建立崗位責任制度。

第九條政府采購合同簽訂后三個月內或項目竣工驗收后一個月內，由項目經辦人員或責任人將該采購項目的全套文件材料進行收集整理后移交檔案管理人員歸檔。

第十條政府采購檔案的歸檔要求

（一）內容齊全完整；

（二）規格標準統一；

（三）要求是原件的，不可用復印件替代；

（四）簽名、印鑒手續齊全，首頁應有“政府采購檔案目錄”字樣；

（五）符合國家有關檔案質量標準，便于保管和利用。

第十一條檔案管理人員應按照檔案管理的要求，負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，保證政府采購檔案標識清晰、保管安全、存放有序、查閱方便。

光盤、磁盤等無法裝訂成冊的應在檔案目錄中統一編號，單獨保存。

第十二條政府采購檔案按照年度順序編號組卷，卷內材料按照政府采購工作流程排列，依次為項目預算及預算執行文件、項目采購準備文件、項目開標（談判、詢價）文件、項目評審文件、采購結果文件、項目采購合同文件、項目驗收文件及其它文件資料。

第十三條政府采購檔案的保存期限按照政府采購法律法規和檔案管理有關規定執行。

第十四條采購人和采購代理機構因合并、撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的政府采購檔案，應按檔案管理的有關規定移交相關部門。

第十五條各級政府采購監管部門、采購人和采購代理機構應當建立健全政府采購檔案查閱、使用制度。

除法律另有規定外，未經批準，不得擅自查閱、復印或出借政府采購檔案。

第十六條檔案使用者應對檔案的保密、安全和完整負責，不得傳播、污損、涂改、轉借、拆封、抽換。

第十七條檔案管理人員工作變動，應按規定辦理檔案移交手續，并經單位負責人簽字確認。

第十八條保管期滿的政府采購檔案，應按照檔案主管部門及檔案法規規定程序和手續進行銷毀。

第十九條采購人和采購代理機構的檔案工作，應當接受政府采購監管部門的監督檢查。

第二十條采購人、采購代理機構違反規定隱匿、銷毀應當保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，由政府采購監督管理部門依照《中華人民共和國政府采購法》等法律法規予以處理處罰。

第二十一條政府采購監管部門、采購人和采購代理機構有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門依照《江蘇省檔案管理條例》等法律法規予以處理處罰。

（一）將政府采購活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有、拒絕歸檔的；

（二）涂改、損毀檔案的；

（三）檔案管理人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第二十二條本辦法自發行之日起施行。

附件：

注：1、本檔案以公開招標為例，其他采購方式的項目檔案可參照本目錄收集、整理歸檔。

2、采購過程中形成的除上述目錄以外的與采購活動和結果有關的檔案，也應保存。